Modèle de suivi des congés des employés Excel

Description

Quelle que soit votre organisation, la gestion des congés et des vacances doit être documentée et planifiée en amont. N’est-il pas judicieux de disposer d’un fichier central pour enregistrer et suivre les congés de vos employés, et réaliser des analyses pour la direction ? Lancez-vous avec notre modèle Excel de suivi des congés !

Ce fichier, qui ne laisse aucune place à l’erreur, sera un véritable atout pour tout professionnel RH et/ou manager ! Vous pouvez enregistrer plusieurs types de congés, définir les droits de chaque employé et analyser le solde d’absences actuel ainsi que les congés restants.

Grâce à notre outil de suivi des congés, vous pouvez facilement planifier vos congés et vous en servir comme référence pour gérer vos demandes de déplacement, suivre vos demandes de congés et calculer vos avantages sociaux, ou encore créer des plannings optimisant la disponibilité de vos collaborateurs. Finies les lourdeurs administratives et les processus d’approbation fastidieux ! Notre solution numérique simplifie tout.

Notre outil de suivi des congés n’est pas seulement un outil de planification. C’est un système complet conçu pour gérer tous les aspects de la gestion des congés. Qu’il s’agisse de gérer les absences pour maladie, de suivre les accumulations ou de garantir la conformité des dossiers de présence, notre système est là pour vous. C’est l’outil idéal pour maintenir un bureau organisé tout en tenant compte de l’évolution constante de vos équipes.

Notre processus d’approbation intuitif garantit une gestion efficace de chaque demande de congé, éliminant les goulots d’étranglement et garantissant des réponses rapides aux collaborateurs. C’est votre passeport pour un environnement de travail rationalisé et efficace, où les congés de chaque collaborateur sont gérés avec précision et où l’approbation est un jeu d’enfant.
Modèle Excel de suivi des congés Principales fonctionnalités
Conçu pour enregistrer et suivre les jours d’absence des employés, notre planificateur de vacances Excel comprend quatre sections principales :

Tableau de bord et paramètres
Liste des employés et droits annuels
Enregistrement des congés
Sections de sortie

De plus, le suivi des équipes, le suivi des employés et le calendrier des absences sont les trois sections de sortie du suivi des congés.
1. Tableau de bord et paramètres
Le tableau de bord du modèle de suivi des congés Excel comprend des boutons de navigation et des options de configuration. Vous pouvez ainsi facilement utiliser ces boutons pour naviguer entre les différentes sections et feuilles du suivi des congés. Les paramètres constituent la configuration de base du modèle, car vos saisies seront utilisées tout au long du modèle.

La section des paramètres comprend une zone de saisie pour les jours fériés, les services et les types de congés. De plus, vous pouvez facilement utiliser les options déroulantes pour sélectionner l’année, les jours ouvrés et les reports souhaités.

En général, la zone de saisie des paramètres comporte 50 lignes pour les jours fériés et les services. Après avoir terminé votre saisie, vous pouvez sélectionner « Oui » pour définir les jours ouvrés officiels. De même, les jours avec l’option « Non » seront considérés comme non ouvrés.

Le tableau des jours fériés est la section où vous saisissez les jours fériés. Le modèle exclut ces jours des droits annuels des employés. Une section est également disponible pour les menus déroulants des services. Ainsi, l’utilisateur saisira « Non » pour les jours non ouvrés de la semaine.

La zone colorée permet de saisir les types de congés. Vous pouvez définir jusqu’à sept types de congés différents. Si vous souhaitez que les droits non utilisés soient reportés à l’année suivante, cliquez sur « Oui » dans le paramètre « Reporter à l’année suivante ? ».

Enfin, l’année de départ sera la première année de votre planificateur de vacances décennal. Bienvenue dans le futur de la gestion des congés grâce à notre outil de suivi des congés de pointe pour 2023, 2024, 2025 et au-delà. Ce modèle vous permet de consulter une période de 10 ans à compter de la date d’entrée en fonction. Dans le monde du travail actuel, planifier efficacement les congés, suivre les présences et gérer les demandes de congés est essentiel pour une équipe bien organisée et productive.
2. Liste des employés et droits annuels
Après avoir défini les paramètres du Suivi des congés, l’utilisateur saisit la liste des employés et définit les droits annuels pour chaque employé et chaque type de congé. Chaque année dispose d’une liste indépendante, accessible via les boutons situés en haut.

Veuillez noter les noms des employés et sélectionner les services dans la feuille « Liste des employés » de votre outil de suivi des congés Excel. Vous pouvez également inclure des notes pour chaque employé. Veuillez noter que la liste des services affichée ici correspond à celle que vous avez définie dans la section « Paramètres » précédente.

Une fois vos employés définis, vous devez renseigner la feuille « Droits annuels ». Dans cette section, les colonnes « Année », « Nom de l’employé » et « Service » s’affichent automatiquement. Il vous suffit de définir les indemnités annuelles en jours. Vous pouvez également remplir le tableau par copier-coller.

Une fois vos données saisies pour une année (définie comme « année de début » dans la section « Paramètres »), utilisez simplement les boutons « Année » en haut de la section « Droits annuels ».
3. Enregistrement des congés
La section « Enregistrement des congés » est l’une des principales sections du système de suivi des congés des employés. Elle vous permet d’enregistrer les demandes de congés des employés. Vous saisirez les congés de chaque employé dans ce tableau afin que le modèle puisse effectuer les calculs et afficher les sections de sortie.

Après avoir sélectionné le nom de l’employé et le type de congé dans les options prédéfinies, l’utilisateur saisit « Le premier jour du congé ». La zone bleue est dynamique. L’utilisateur peut modifier l’ordre Jour/Mois/Année grâce aux menus déroulants dynamiques. Il saisit ensuite le nombre de jours de congé et indique s’ils sont rémunérés ou non. Si « Oui » est sélectionné pour la rémunération, ce congé ne sera pas déduit des droits annuels.
4. Sections de sortie du suivi des congés Excel
Le suivi des congés et le planificateur de vacances Excel proposent trois sorties dynamiques : Suivi d’équipe, Suivi des employés et Calendrier des absences.
4.1 Suivi d’équipe :
Il s’agit de la première feuille de sortie du planificateur de vacances du personnel. Elle permet aux responsables de suivre tous les congés des employés d’un seul coup d’œil. Il suffit de sélectionner l’année et le mois dans les filtres ! Pour visualiser deux mois consécutifs, cliquez simplement sur le signe « + » en haut à droite.
4.2 Suivi des employés :
Cette section offre une analyse du personnel. Vous pouvez suivre tous les jours d’absence d’une année grâce à des codes couleur. De plus, la fiche d’employé donne un aperçu des jours restants de l’année. Le détail mensuel des absences indique le nombre total de jours d’absence par an. L’utilisateur peut utiliser le filtre « Type de congé » pour affiner son analyse.

4.3 Calendrier des absences : Vous pouvez y visualiser clairement les absences de chaque jour du mois. Vous pouvez affiner l’analyse avec des filtres par année, mois, service et type de congé. Si vous ne souhaitez pas afficher les jours chômés de la semaine, sélectionnez « Non ». Le modèle Excel de suivi des absences propose un calendrier dynamique des absences.

Les absences peuvent être affichées par nom/type de congé ou par service. Vous pouvez afficher jusqu’à 10 personnes absentes par jour et le mois suivant avec le signe plus (+) en bas à gauche.

Résumé des fonctionnalités du modèle Excel de suivi des congés :

Planificateur et suivi des congés annuels
Gestionnaire des congés personnalisable
Analyse dynamique incluse
Notes d’information incluses
Aucune installation requise, prêt à l’emploi
Fonctionne sur Mac et Windows
Compatible avec Excel 2010 et versions ultérieures
N’inclut ni code VBA ni macros