Générateur de devis ou Facture proforma avec base de données Excel

Description

Au quotidien, les entreprises envoient un devis ou une facture pro forma avant la conclusion de la vente. Si un simple devis remplit le même objectif, la facture pro forma est généralement considérée comme plus professionnelle. Elle peut également être juridiquement contraignante. Vous pouvez donc utiliser ce modèle de devis Excel avec base de données pour ces deux objectifs.

Le générateur de devis Excel est un outil indispensable pour une élaboration efficace des devis et de la facturation, automatisant la création de propositions commerciales détaillées, avec une mise en page impeccable et des conditions générales claires.

De plus, un devis officiel doit inclure certains éléments, tels que la description de l’article, le prix, les conditions, la date, etc. De plus, la plupart des entreprises utilisent des feuilles de calcul Excel pour préparer leurs devis et les envoyer à leurs clients. Si les conditions sont acceptées, la vente est finalisée, et une facture commerciale est alors nécessaire pour en attester.
Qu’est-ce qu’un devis ?
Un devis, souvent appelé simplement « devis », est un document remis par un vendeur à un acheteur potentiel, indiquant le prix d’un bien ou d’un service. Il est généralement fourni après la demande de l’acheteur et détaille les détails de la vente, tels que le prix, la quantité, les informations de livraison et toutes autres conditions applicables.

Comment utiliser un modèle de devis Excel avec une base de données ?
Nos modèles se composent essentiellement de quatre sections principales :

Générateur de devis
Base de données produits/services
Ajout/Modification de la base de données clients
Enregistrements et suivi des devis

En résumé, le flux est le suivant : saisissez les informations de votre produit/service dans la base de données > créez vos devis dans la section générateur > analysez votre ancienne facture pro forma dans la section enregistrements de devis.
1. SECTION GÉNÉRATEUR DE DEVIS
MODÈLE DE DEVIS – BOUTONS DE MENU
Créer un PDF : Ce bouton crée un PDF temporaire, identique à celui affiché dans Excel. Il effectue quelques contrôles avant la création du PDF, comme la vérification de l’identifiant unique, de la date, du montant total, etc. Lorsque vous créez un PDF, n’oubliez pas de l’enregistrer dans le dossier approprié de votre ordinateur.

Enregistrer les données du devis : Ce bouton envoie les données du devis à la section Suivi afin que vous puissiez analyser le type, la date et la méthode de soumission de vos devis pour certains clients.

Ajouter/Supprimer des lignes : Ce bouton ajoute de nouvelles lignes ou supprime les lignes existantes de la facture.

Afficher les remises : Le champ « Remise » est facultatif et il peut être utile de le masquer s’il n’y a pas de remise au niveau de l’article. Ce bouton permet de changer la colonne « Remise ».

Réinitialiser le formulaire : Ce bouton supprime toutes les informations du devis, actualise les formules et le prépare pour un nouveau devis. À utiliser avec précaution.
MODÈLE DE DEVIS EXCEL AVEC BASE DE DONNÉES – AUTRE
Logo de l’entreprise : Il s’agit d’un logo factice. Vous pouvez facilement remplacer celui-ci par le vôtre.

ID de devis : Vous devez utiliser l’ID de devis pour enregistrer les devis dans la section Suivi. Afin de distinguer les devis, utilisez un ID de devis unique pour chaque devis.

Vous pouvez saisir l’ID de devis manuellement en haut du formulaire ou cliquer sur le bouton « Générer automatiquement » pour créer rapidement un nouvel ID (vous pouvez également modifier le préfixe).

Personne responsable : Les personnes responsables seront enregistrées dans la section Suivi afin de pouvoir suivre l’auteur du devis ultérieurement. Vous pouvez ajouter ou supprimer la liste des personnes dans le tableau de bord.

Section Produits/Services : Vous pouvez sélectionner vos produits/services dans les menus déroulants en cliquant sur la première ligne sous Description. Toutes les informations pertinentes apparaîtront automatiquement en fonction des données saisies dans la section Base de données. Vous pouvez modifier les montants spécifiques au devis actuel (ne vous souciez pas des formules, elles seront recréées lors de la réinitialisation du formulaire). La devise est définie dans le tableau de bord.

Autres fonctionnalités :
Instructions : Vous pouvez afficher/masquer les instructions à l’aide du sélecteur en haut à droite.

Sélecteur de remise totale : Vous pouvez afficher ou masquer la remise totale grâce à ce sélecteur. L’outil calculera automatiquement la remise saisie en la soustrayant du montant total du devis.

Sélecteur de TVA : Vous pouvez afficher ou masquer la TVA grâce au sélecteur ci-dessous. L’outil calculera également automatiquement le montant de la TVA saisie et additionnera le montant total.
2. SECTION BASE DE DONNÉES PRODUITS/SERVICES
Liens d’information cliquables dans le PDF : C’est une fonctionnalité unique de ce modèle. C’est la méthode idéale pour inclure des liens vers des produits depuis votre site web dans votre devis. Ainsi, votre client pourra consulter les détails sans vous interroger sur chaque article. Si vous insérez les liens dans la colonne « Informations » de la base de données, ils apparaîtront dans votre devis.

Si vous ne souhaitez pas utiliser de liens vers des produits, vous pouvez ajouter d’autres informations dans cette colonne ou la laisser vide.

Unité – Prix unitaire – Devise : Ces informations apparaîtront automatiquement dans votre devis lorsque vous sélectionnerez l’article concerné lors de la préparation de votre facture pro forma, comme indiqué ci-dessous. Un gain de temps considérable !

L’unité et la devise sont définies dans le tableau de bord afin de garantir la cohérence des données dans l’ensemble de votre classeur.
3. MODIFIER LA SECTION BASE DE DONNÉES CLIENTS
Cette section vous permet de collecter les informations de vos clients dans la base de données. Après avoir ajouté toutes les informations de vos clients, vous pouvez les sélectionner dans le menu déroulant de la section Informations client.
4. SECTION DE SUIVI ET D’ENREGISTREMENT DES DEVIS EXCEL
Toutes ces informations proviennent du Générateur de devis. Chaque fois que vous créez un nouveau devis et cliquez sur le bouton Enregistrer, l’outil vous informe que vous avez enregistré les données du devis dans la section Suivi, comme indiqué ci-dessous :

C’est très utile si vous souhaitez suivre vos devis, la personne responsable et les prix proposés.

Avec des fonctionnalités prenant en charge les processus de vente et de négociation, ce produit est conçu pour faciliter la conclusion de transactions efficaces, au bénéfice des entreprises de divers secteurs.

Quels sont les avantages du générateur de devis Excel ?
Voici quelques avantages de ce modèle de devis Excel :

Tout d’abord, cet outil simplifie le processus de tarification.
Il propose des options de tarification à prix coûtant majoré, de marge, de remise sur volume et de prix de gros.
Vous pouvez facilement intégrer des éléments essentiels tels que l’étendue des travaux, les détails de la garantie et les délais de livraison à votre demande de devis ou à votre proposition commerciale, renforçant ainsi votre position de négociation et la clarté avec vos clients.
Du calcul des frais de transport et de douane à l’intégration de coupons promotionnels, l’outil couvre tous les aspects du processus de devis.
Les utilisateurs peuvent facilement ajuster les marges, ce qui permet un contrôle précis de la rentabilité des offres proposées tout en tenant compte des différents éléments de tarification, notamment les prix catalogue et les demandes de remboursement.

Pourquoi aurais-je besoin d’un modèle de devis Excel plutôt que de formats simples ?
Si vous utilisez fréquemment des modèles de feuilles de calcul simples pour préparer vos devis, cet outil peut être la solution idéale pour les raisons suivantes :

Professionnel et bien structuré : Un devis clair et clair est plus convaincant et améliore l’image de votre entreprise. Il comprend également tous les éléments nécessaires pour ne rien oublier.
Gagnez du temps lors de la préparation de vos nouveaux devis : Cet outil dispose d’une section de base de données dédiée à vos produits/services, ce qui vous permet de les sélectionner au lieu de les saisir à chaque fois. Il vous suffit de maintenir votre section de base de données à jour et de préparer de nouveaux devis en 30 secondes !
Enregistrez vos anciens devis : Vous êtes-vous déjà demandé quel était le prix proposé au client XYZ ? Au lieu de parcourir plusieurs documents, ils sont simplement enregistrés dans ce modèle. Vous pouvez ensuite effectuer des analyses et créer des rapports à partir de ces données.

Modèle de devis Excel avec base de données : Résumé des fonctionnalités :

Modèle Excel unique pour créer des devis professionnels
Section « Facture pro forma » conviviale
Section « Base de données » pour une préparation plus rapide des devis
Section de suivi des enregistrements de devis
Devis personnalisé pour chaque produit
Exportation au format PDF
Impression complète
Notes d’information incluses
Aucune installation requise, prêt à l’emploi
Fonctionne sur Mac et Windows
Compatible avec Excel 2010 et versions ultérieures
Code VBA et macros inclus